Rapport: Anbefaler VAV å vurdere incentivordninger for å beholde nøkkelpersonell

Nylig ble det kjent at prosjektet Ny vannforsyning Oslo (NVO) går på en ny milliardsmell. Vann- og avløpsetaten har bedt byrådet om å få ta 2,8 milliarder kroner av usikkerhetsavsetning i prosjektet, noe som gjør at kostnaden vil komme på rett i underkant av 30 milliarder kroner.

Den gjenstående bufferen i prosjektet vil i tilfelle være på 854 millioner kroner.

Men fremdeles er det risikoer igjen i prosjektet som skal gå frem til 2028. Det kommer frem i en usikkerhetsanalyse gjennomført av Holte Consulting. Rapporten ble nylig oversendt byrådsavdelingen for miljø og samferdsel i Oslo.

I tillegg til fire Holte-ansatte, har 10 ledere fra NVO-prosjektet også vært sentrale personer i gjennomføringen av Holtes oppdrag, går det frem av rapporten.

Den største usikkerheten

Prosjektledelse og kontraktsoppfølging vurderes i rapporten å være den største usikkerheten i prosjektet.

«Dette er ikke et uttrykk for hvordan vi vurderer kvaliteten på prosjektorganisasjonen. Usikkerheten skyldes en kombinasjon av at det er etablert gode systemer og rutiner for prosjektstyringen, en velfungerende prosjektledelse, avanserte kompetansekrevende kontrakter og at prosjektet har avklart mye av den tekniske risikoen. Mange prosjektmedarbeidere har opparbeidet seg unik kunnskap om kontraktsmessige forhold og styring av store og komplekse prosjekter. Disse vil være svært attraktive for andre oppdragsgivere, og terskelen for å gå over til andre oppdrag eller arbeidsgivere vil bli lavere dess nærmere man kommer prosjektavslutning», skriver Holte Consulting i rapporten.

De mener bortfall av nøkkelpersonell bør forsøkes unngått og anbefaler VAV å vurdere tiltak.

«Vi anbefaler at VAV vurderer om incentivordninger kan være et aktuelt virkemiddel for å beholde kritisk personell ut hele prosjektforløpet.»

Avgjørende for sluttkostnad

I rapporten skriver Holte videre at prosjektledelse, byggeledelse og kontraktsoppfølging vil være avgjørende for prosjektets sluttkostnad.

«Hvordan NVO følger opp kontraktene er viktig for prosjektets kostnader. Delprosjektene er store, og det ligger mye ansvar og erfaring hos personellet som er der i dag. Når rammebetingelser er satt, kontrakter er inngått og mye av det tekniske er avklart, er prosjektledelse, byggeledelse og kontraktsoppfølging avgjørende for prosjektets slutt kostnad», skriver konsulentene.

De peker på at:

«Bortfall av kompetanse og erfaring lar seg ikke nødvendigvis erstatte med tilsvarende kompetanse, og kan få store konsekvenser i prosjektstyringen og kontraktsoppfølgingen.»

Utdyper ikke hvilke ordninger som bør vurderes

Byggeindustrien har spurt oppdragslederen bak rapporten, Kristian Mehus i Holte Consulting, om hvilke incentivordninger de mener kan være aktuelle for VAV å bruke dersom de skal holde på nøkkelpersonell.

– Vi foreslår at de bør vurdere incentivordninger, men vi har ikke utdypet det. Bruk av incentivordninger kan være krevende, og bør utredes grundig, sier Kristian Mehus.

– I rapporten går det frem at 10 personer fra prosjektledelsen selv er sentrale bidragsytere i utarbeidelsen i usikkerhetsanalysen. Hvordan bidrar de?

– Vi fasiliteter gruppeprosesser og møter der vi diskuterer usikkerhetene i prosjektet. Det er sånn de har bidratt. Det er de som kjenner usikkerhetene best. Vi kommer med våre innspill, så diskuterer vi og vurderingene som står i rapporten står vi selvfølgelig for. Dette er helt vanlig prosess.

– Er det de samme nøkkelpersonene det er snakk om i rapporten?

– Det er mange nøkkelpersoner i mange ulike roller i prosjektet. Det er ikke bare prosjektledelsen som sitter med unik kunnskap som er opparbeidet gjennom prosjektet.

– Dere trekker frem bortfall av nøkkelpersonell som en stor kostnadsrisiko i prosjektet. Hva legger dere i det?

– Det står godt utdypet i rapporten, men det er klart at det er mange som har opparbeidet seg veldig god kunnskap om for eksempel avanserte kontrakter. Det å erstatte den type personell på kort sikt, både som har den kompetansen og kan gå inn og gjøre en jobb umiddelbart, er ikke gjort i en håndvending. De har gode systemer og rutiner i prosjektet, men uansett hvor gode systemer og rutiner du har, så er det noe historikk som vil forsvinne ut med en person som slutter.

– Dere skriver at det er sannsynlig at det er noen som forsvinner, hva legger dere i det?

– Det er fordi at når du er i et prosjekt og det nærmer seg avslutning, så vil du gjerne ha en trygget for at du har en interessant jobb etter at prosjektet er avsluttet.

– Betyr det at dere vurderer det som en større sannsynlighet for at innleide konsulenter i prosjektet vil forsvinne ut før prosjektet er slutt, i og med at en fast ansatt i VAV ikke vil ha den samme usikkerheten?

– Det har vi ikke tatt stilling til.

Ikke aktuelt på nåværende tidspunkt

Da VAV leverte usikkerhetsanalysen fra Holte til byrådet, var et potensielt bortfall av kritisk personell ett av tre hovedpunkter som VAV-direktør Anna Maria Aursund trakk frem i oversendelsesbrevet.

– Det er viktig å fremheve dette da Holte trekker dette frem som prosjektets største usikkerhet fremover, skriver Aursund i en epost til Byggeindustrien.

Ifølge Aursund har ikke prosjektet opplevd å miste personell foreløpig.

– Er VAV bekymret for at nøkkelpersoner vil forsvinne før prosjektslutt?

– I alle større og langvarige prosjekter vil tap av nøkkelpersonell være en risikofaktor. Vi jobber kontinuerlig med fagutvikling, seminarer, og rullerer personell i deler av prosjektet der de får best brukt sin kompetanse og samtidig får nye utfordringer. Et godt arbeidsmiljø og tilbakemeldinger og anerkjennelse er også viktige faktorer vi jobber med for å bevare personell, skriver Aursund i en epost til Byggeindustrien.

– Er det aktuelt for VAV å gi incentiver for å beholde nøkkelpersonell?

– Nei, utover de tiltak som allerede er nevnt er det ikke aktuelt på nåværende tidspunkt.

– Flere av nøkkelpersonene er innleide, er det større frykt for at disse vil forsvinne sammenlignet med fast ansatte?

– Nei, det vil jeg ikke si.

– Av rapporten går det frem at 10 ledere i NVO-prosjektet har vært sentrale personer i rapportarbeidet. Er disse blant nøkkelpersonene som det er fare for kan forsvinne?

– Vi har ingen kommentar til dette.